Osa suomalaisista työpaikoista siirtyi etätyöhön jo viime viikolla ja viimeistään maanantaina arki muuttui lopuillakin. Poikkeustilanne näkyy jokaisen arjessa. Itselläni tiistain täyttivät seitsemän videopalaverin ja muiden normaalien työtehtävien lisäksi yhden koululaisen ja yhden päiväkoti-ikäisen seuraavien viikkojen kohtalon pohtiminen. Luulen, että päivä oli monella tietotyötä tekevällä samanlainen.

Poikkeustilanne asettaa uusia vaatimuksia johtamiselle ja samaan aikaan se on erinomainen tilaisuus läpivalaista organisaation tilaa uusista näkökulmista. Sisäinen viestintä on hyvän johtamisen työkalu, myös ja erityisesti silloin kun työntekijät eivät ole fyysisesti läsnä.

Vapa on harjoitellut täyttä etätyötä nyt vajaan viikon. Olemme myös harjoitelleet viime vuodesta alkaen tiimiälytaitoja sisäisesti ja julkaisseet aiheesta kirjan. Näiden oppien perusteella olen koonnut alle kolme näkökulmaa johtamisen tueksi. Ne pätevät yhtä lailla pienen tiimin kuin suuren yrityksen johtamiseen.

1. Sisäiset rituaalit ovat tärkeä osa johtamista

Organisaatioiden menestyksen kaksi kulmakiveä ovat strategia – mihin suuntaan olemme kulkemassa – ja merkitys – miksi ylipäätään olemme tällä matkalla. Nämä kaksi manifestoituvat sisäisesti organisaatiokulttuurissa ja ulkoisesti maineessa ja brändissä. Niiden jalkauttamiseksi tarvitaan kuitenkin työkaluja.

Yhteiset rituaalit ovat esimerkki tällaisista työkaluista: ne tekevät abstraktit asiat, kuten strategia ja merkitys, “näkyväksi”, kuten Matthew A. Koschmann kirjoittaa Management Communication Quarterly -julkaisussa.

Viikkopalaverit ja yhteiset kahvihetket ovat tärkeitä paitsi työhyvinvoinnin kannalta myös siksi, että ne kertovat että kaikki on kunnossa ja tilanne johdon kontrollissa. Ne ovat myös keino viestiä organisaation merkityksestä käytännössä, erityisesti poikkeustilanteessa. 

Siirryimme Vapalla fyysisestä viikkopalaverista etäpalaveriin – maanantaina kaikki lähes 50 vapalaista näkyivät kotiasuissaan etäohjelman pikkuruuduilla. Livechatin kommenttiraita lisäsi esitysten viihdyttävyyttä. Viesti oli selvä: arki jatkuu, johto on tilanteen tasalla ja yhteisen fiiliksen rakentaminen on yhtä tärkeää tai tärkeämpää kuin aikaisemminkin.

Vapan työkulttuurin kiteyttää lause vapaus ja vastuu tehdä muutosta: jokaisella on vapaus ideoida uutta ja samalla vastuu ideoiden toteuttamisesta. Tämä on näkynyt poikkeusarjessa hyvin: virtuaalimaailmaan on syntynyt tiimien yhteisiä etälounaita ja koko firman aamiaishetkiä. Alunperin sisäiseksi – ja fyysiseksi – tarkoitettu koulutus itsensä johtamisesta päätettiin tehdä julkiseksi. Vuorokauden aikana luennolle ilmoittautui yli 300 ihmistä.

Keskustelin Ruotsissa asuvan asiakkaan kanssa ja he olivat viettäneet pohjoismaisen tiimin kanssa perjantai-iltapäivän päätteeksi virtuaalista tietovisa & viiniä -sessiota. 

Vapaamuotoiset kohtaamiset ovat tärkeitä paitsi jatkuvuuden ja ideoiden vapaan virtaamisen vuoksi, ennen kaikkea siksi että jokainen työntekijä kokee voivansa edistää organisaation suuntaa ja merkitystä omilla ideoillaan ja toimillaan. Johdon tehtävä on ruokkia tällaista kulttuuria.

2. Empaattisuuden merkitys korostuu

“Auta esimiehiäsi olemaan tiimiläisiä kohtaan empaattisia ja saatavilla”, ohjeistetaan Accenturen poikkeusajan johtamista käsittelevässä white paperissa. Poikkeustilanteeseen sopeutumista voi auttaa myös kannustamalla ihmisiä etsimään ja kokeilemaan omia parhaita käytäntöjään. Johdon sekä tällaisten erityisen oma-aloitteisten työntekijöiden kannattaa kaikin mahdollisin keinoin jakaa löydettyjä hyviä toimintatapoja kuten edellä kuvattuja virtuaalisia tapaamisia.

Poikkeustilanne haastaa työntekijät paitsi itse työn tekemisen suhteen myös arjessa. Voinko viedä lapseni päiväkotiin työnteon mahdollistamiseksi ja joudunko kokemaan siitä huonoa omaatuntoa vai pidänkö lapset kotona ja koen huonoa omaatuntoa vaillinaiseksi jäävän työpäivän suhteen?

Syyllisyys ei edistä työntekoa eikä arjen hyvinvointia. Itse asiassa empatia ja muut inhimilliset taidot ovat muutenkin nykyisessä teknologisessa murroksessa johtamisen suurimmat valttikortit. Vapan työelämätaitojen valmentaja Emma Nikka viittaa aiheesta äskettäin julkaistussa blogissaan muun muassa tutkija Katri Saarikiven ja kirjailija, futuristi Perttu Pölösen ajatuksiin. Yhdysvaltalaisten Businessolverin mukaan jopa 82 prosenttia työntekijöistä voisi harkita vaihtamista empaattisempaan työpaikkaan.

“Organisaatiosi on koronaviruksen vuoksi nyt kriisissä. Siksi arvonne joutuvat nyt testiin. Toimikaa arvojen mukaan, vaikka se maksaisi paljon. Jos arvoista poiketaan kustannussyistä, eivät ne ole arvoja vaan työntekijöiden kirittämiseksi kirjattua kikkailua”, kirjoitti Marimekon hallituksen puheenjohtaja Mika Ihamuotila eilen LinkedInissä. 

Poikkeustilanne on mahdollisuus tarkastella kriittisesti omaa johtamisen tapaa. “Empatia ei ole tunne vaan taito, jota kuka tahansa meistä voi kehittää. Kaikessa yksinkertaisuudessaan kyse on läsnäolosta ja kuuntelemisesta”, Nikka kirjoittaa. Nyt, jos koskaan, tälle on erityinen tarve.

3. Myös etätyöteknologian käyttäminen vaatii johtamista

Microsoftin Teams kaatui maanantaina suuren kysyntäpiikin vuoksi ja Google laajensi pienten yritysten ja koulujen Meet-videopalaveriohjelman ominaisuuksia epidemian ajaksi. Slack ja pilvitallennuspalvelut auttavat etätyössä ja sosiaalinen media on nyt pullollaan hyviä työskentelyvinkkejä.

Yhdysvaltalaisella teknologiayhtiö Inklingillä on nimetty henkilö jonka vastuualueeseen kuuluu etätyökokemuksen johtaminen, yhtiön VP of People and Culture Marie Szuts kertoo. Yritys on käyttänyt etätyötä jo vuosia ympäri maailman hajallaan olevien työntekijöidensä kanssa. Ei riitä että tekniikka on otettu käyttöön: kokemuksen on oltava sellainen että etänäkin työskentelevät kokevat olevansa yhteisön tasaveroisia jäseniä. 

Usemmilla meistä on kokemuksia huonosti toimivasta tekniikasta. Teknologia tuo paljon hyvää ja samalla omat haasteensa. Etätyön tekeminen on osa työntekijäkokemusta ja sitä on johdettava – vastuu ei voi olla ainoastaan it-osastolla. Etäkokoukset eivät voi olla juuri ja juuri toimiva kakkosvaihtoehto.

Etätyö ei itsessään tuo tai ratkaise ongelmia. Ihmiset voivat työskennellä samassa rakennuksessa ja silti kokea olevansa siiloissa. Poikkeustilanne on kuitenkin mahdollisuus oppia jotain uutta sisäisen viestinnän nykytilasta ja kehittää sitä tulevaa varten paremmaksi.

Timo Nurmi on Vapan osakas joka on keskittynyt erityisesti strategiseen viestintään sekä johdon sparraukseen. Timo on viestinnän ammattilaisten järjestön ProComin hallituksen jäsen.