Kuuden tunnin työaikakokeilumme on jatkunut pian muutaman viikon. Vapan Client Director ja Team Lead Karoliina Kontinen summasi ensimmäisten viikkojen ajatukset, haasteet ja onnistumiset neljään oivallukseen.

1. Pienistä muutoksista syntyy kestäviä rutiineja.

Vapalaisilla on joululoman jäljiltä levännyt ja hyvä fiilis. Halu tehdä asioita uudella tavalla sekä asiakkaiden ja tuttavien kommentit rohkaisevat uudistamaan työelämän käytäntöjä. Niin kliseiseltä kuin se kuulostaakin, kuuden tunnin työaikakokeilu on vähän kuin elämäntapamuutos. Ison rysäyksen saattaa jaksaa kolmen kuukauden spurttina, mutta pienistä hyvistä valinnoista on helpompi tehdä rutiineja.

Tässä omia valintojani: Teen itselleni to do -listoja, joilla varmistan, että tärkeimmät asiat tulevat tehtyä ajoissa. Backlogiin kirjaan ideoita, joihin paneudun paremmalla ajalla. Palaverikutsuihin lisään kaikille muokkausoikeudet, jos aikaa tarvitsisi jumpata tai agendaa täydentää. Jaan olennaisen tiedon tiimille heti enkä jää pullonkaulaksi muiden työlle. Koitan ajatella, ettei minun tarvitse olla tavoitettavissa joka hetki. Enhän asiakaspalaverissakaan vilkuile Slackia tai sähköpostia, joten suljen ne myös keskittymistä vaativien tehtävien ajaksi. Säännöllisillä tauoilla varmistan, että aivoni ovat virkeät ja teen fiksuja päätöksiä pitkin päivää.

2. Selkeä agenda jäsentää palaveria, päivää ja viikkoa.

Etukäteen suunniteltua agendaa ja to do -listaa suosittelen kaikille, sillä ne järkevöittävät jokaisen työpäivää. Lyhyempi työaika on opettanut entistäkin suunnitelmallisempaan ajankäyttöön. Uutta asiaa aloittaessani pysähdyn hetkeksi miettimään, mitä olen tekemässä, ja vasta sitten toteutan. Palaveriputken tykittämisen sijaan viiden minuutin luova huili Meets-kokousten välissä auttaa tyhjentämään välimuistin ja virittäytymään tulevaan.

Palaveriajan jumppaaminen sopimaan isolle konklaaville on välillä aikamoista tetristä ilman lyhyempää työpäivääkin. Kokeilu on pakottanut miettimään, tarvitaanko kaikkia todella koolle samaan aikaan. Agendan suunnittelu on tässäkin olennaista: Mitä haluamme palaverissa saavuttaa, ja keiden läsnäolo vie sitä kohti? Keille puolestaan voimme jakaa memon ja kertoa seuraavista askelista myöhemmin? Pienet oivallukset ajavat meitä fiksumpaan ajankäyttöön.

3. Heippa sählinki, tervetuloa hyvän kierre.

Kun aikaa kohtelee aiempaa niukempana resurssina, käytettävissä olevasta ajasta ottaa enemmän irti. Ylimääräiseen venksailuun ei ole varaa tuhlata aikaa. Siinä missä aiemmin on saattanut vain tarttua töihin suoraan tehtävänannosta, nyt katson kriittisin silmin, onko asia tehtävissä toisin. Projektin alussa suunnitteluun käytetty aika säästää sitä myöhemmin, kun yllätyksiltä vältytään. Parempi suunnittelu on saanut aikaan sen, että vaikka aikaa on vähemmän, kiire ei ole päässyt pahasti yllättämään. Kiire saattaa usein olla vain tunne, joka vieläpä tarttuu toisiin helposti.

Olo tuntuu levänneeltä, kun sama määrä töitä tehdään aiempaa järkevämmin. Vaikka toinen työvuoroni, lapsiperheen arkiralli, alkaa, kun työpäivä päättyy, on siihenkin eri tavalla energiaa. Mukavasti sujuvat illat ruokkivat seuraavan päivän työaamua, ja positiivisuuden kierre on valmis. On upeaa seurata ajattelumme ja luovuutemme kehittymistä. Uskon siitä seuraavan vielä paljon uusia ajatuksia niin asiakkaillemme kuin koko työelämälle.

4. Oma tapa tehdä löytyy jakamalla ja kokeilemalla.

Kokeilu on tehnyt työkavereista entistä auliimpia jakamaan vinkkejä ja auttamaan toisiaan. Monet työnteon tapoihin ja työkaluihin liittyvät niksit ovat luultavasti olleet käytössä jo aiemminkin, mutta vasta nyt niitä jaetaan tosissaan sille pyhitetyllä Slack-kanavalla. Sieltä nappasin käyttöön esimerkiksi sen, että notifikaatiot voi ottaa keskittymisen ajaksi pois päältä. Merkkaan Slackiin ja kalenteriin, milloin olen saatavilla ja minkä omien merkintöjeni päälle voi buukata, mikäli tilanne vaatii pikaista konsultaatiota.

Vapautuneen ajan olen jaotellut pitkin päivää. Vien lapsen aamuisin päiväkotiin, mikä on oikeastaan päivän ensimmäinen johtamisharjoitus. Toisinaan aamut voivat olla hieman kaoottisia, joten on ollut ihanaa aloittaa aamu rauhassa uudelleen. Työpäivä alkaa hyvällä flow’lla, vaikka vielä aamulla talvivaatteiden pukemisrumba ja selviytyminen päiväkotiin ovat nostaneet sykettä. Koitan useita kertoja viikossa pujahtaa lounasajan yhteydessä pienelle happihyppelylle nauttimaan ulkoilmasta. Ulkoilu valoisaan aikaan antaa energiaa iltapäivän töihin – ja illan arkiralliin.