”Yhdet etäkuvaukset, kiitos!”

Korona iski ja projekti meni jäihin. Kuulostaako tutulta? Myös me vapalaiset kohtasimme eräässä asiakasprojektissa uudenlaisen haasteen: Miten toteuttaa suurehkot videokuvaukset joissa paikalla on tarkoitus olla 15 ihmistä aikana jolloin suositusten mukaan yli 10 hengen kokoontumisia ei tule järjestää?

Jos vuori ei tule Mohammedin luo…

Kyseisen projektin haasteena oli ratkaista se, kuinka tuomme asiakkaan paikalle ilman fyysistä läsnäoloa. Digitaalisilla työkaluilla tietenkin! Rakensimme reaaliaikaisen yhteyden kuvaajan kamerasta asiakkaan omalle ruudulle. Näin asiakas näki suoraan ja hyvällä laadulla, mitä kamera kuvasi juuri sillä hetkellä. Tutut työkalut taipuvat moneen, kun niitä arvioi tietyn haasteen näkökulmasta.

Asiakkaan toiveena oli lisäksi nähdä yleiskuvaa, studion tapahtumista. Ei muuta kuin yhteys Hangoutsiin ja web-kamera sopivaan asentoon. Näin loimme sekä kuvayhteyden että suoran keskusteluyhteyden studiotiimin ja asiakkaan välille. Vaikka nettiyhteys katkesi muutamia kertoja kuvausten aikana, koko tiimin kärsivällisyys ja asenne pelastivat hienosti tilanteen.

Varaudu ja toimi vastuullisesti

Me Vapalla otamme tiimin ja sidosryhmiemme turvallisuuden äärimmäisen vakavasti. Edellytys tämän tuotannon toteuttamiselle oli tehdä se viranomaisten määräyksiä tarkasti noudattaen. Studiossa paikalla ollut tiimimme koostui lopulta kahdeksasta ihmisestä. Saippuaa ja käsidesiä käytettiin huolella. Mitä projektista jäi erityisesti mieleen:

Tunnista raamit, joissa on toimittava: terveys ja turvallisuus ennen kaikkea
Hyödynnä digitaalisia työkaluja luovalla tavalla
Hahmottele ratkaisu haasteeseen ja testaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, toimiiko se käytännössä. Ongelmien esiintyessä hylkää alkuperäinen ajatus nopeasti ja mieti vaihtoehtoinen toimintatapa
Kommunikoi suunnitelma avoimesti. Varmista, että kaikki osapuolet ovat valmistautuneita toimimaan uudenlaisessa tilanteessa
Varaa hieman ylimääräistä aikaa. Jokin pieni tekninen ongelma pääsee kaikesta huolimatta usein yllättämään

Heidi Säynäjoki on Vapan projektipäällikkö.